DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR UNSERE KLIENTEN (M/W/D)


Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13, 14, 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Klient (m/w/d) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte.

Wenn Sie als unser Klient keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten.


1. Verantwortliche Stelle

Notarin Raphaela Bastkowski

Reitzensteinstraße 4

45657 Recklinghausen

Telefon: 02361 / 61261

E-Mail: notar@bastkowski.com

Datenschutzbeauftragter:

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH

Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti

Alter Schloßweg 30, 58119 Hagen

Telefon: +49 (0) 2331 / 356832-0

E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu


2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen der Amtshandlung oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten erhalten haben.

Daten stammen u. a. von:

  • Rechtsanwälten, Maklern, Kreditinstituten

  • Öffentlich zugänglichen Quellen (Grundbuchamt, Handelsregister)

  • Gläubigern (nur auf Ihre Veranlassung)


Kategorien personenbezogener Daten:

  • Persönliche Daten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Staatsangehörigkeit etc.)

  • Daten zu von Ihnen vertretenen Personen

  • Inhalte zu beurkundender Erklärungen

  • Vermögensdaten (Immobilien, Beteiligungen etc.)

  • Vertragsbezogene Daten (z. B. Steuer-ID, Familienstand)

  • Zahlungsinformationen

  • Rechtsbeziehungen zu Dritten

  • Bei Bedarf besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO)


3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

3.1 Öffentliche Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Durchführung notarieller Tätigkeiten:

  • Erstellung von Urkundenentwürfen

  • Beratung & Beurkundung

  • Vollzug von Urkundengeschäften

  • Gebührenabrechnung


3.2 Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Erfüllung berufsrechtlicher und gesetzlicher Verpflichtungen.


3.3 Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Berechtigte Interessen:

  • Unterstützung bei Klientenbetreuung

  • Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche

  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

  • Sicherstellung der IT-Sicherheit


3.4 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Widerruf jederzeit möglich, mit Wirkung für die Zukunft.


4. Wer erhält meine Daten?

  • Öffentliche Stellen (Notare, Finanzbehörden, Grundbuchamt, Registergerichte etc.)

  • Private Dritte nur auf Ihre Veranlassung

  • Interne Stellen im Notariat

  • IT-Dienstleister, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster

  • Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO


5. Speicherdauer der Daten

Aufbewahrungsfristen nach DONot / NotAktVV:

  • 100 Jahre: Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung

  • 30 Jahre: papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis, Generalakten

  • 7 Jahre: Nebenakten (ggf. Verlängerung möglich)

Weitere Fristen gelten nach HGB, AO (2–10 Jahre) sowie gesetzliche Verjährungsfristen (i. d. R. 3 Jahre).


6. Datenübermittlung in Drittländer

Übermittlung erfolgt nur:

  • wenn zur Vertragserfüllung notwendig

  • wenn gesetzlich vorgeschrieben

  • bei erteilter Einwilligung

USA:

Durch den Angemessenheitsbeschluss (EU-U.S. Data Privacy Framework) ist eine Übermittlung an zertifizierte Unternehmen erlaubt.

Wenn kein Angemessenheitsbeschluss besteht, werden Standardvertragsklauseln oder BCR verwendet.


7. Ihre Datenschutzrechte

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Die Rechte gelten nur, solange die notarielle Verschwiegenheit (§ 18 BNotO) nicht entgegensteht.

Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).


8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Keine Anwendung automatisierter Entscheidungen gem. Art. 22 DSGVO.


9. Profiling

Es findet kein Profiling statt.


10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Ohne notwendige Daten kann das Amtsgeschäft nicht durchgeführt werden.


11. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können jederzeit aus besonderen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen.

Widerspruch bitte an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktstellen.


Stand: 27.11.2025

Datenschutzinformationen für Klienten Notare – Version 2.3.12

Autor: GDI mbH